書類の保存期間・保存方法

1.書類の保存期間

帳簿等の保存期間は会社法では10年間、税法基準では7年間となっています。

税法基準での保存期間

 

  保存期間 書類の種類
7年

・現金出納帳、預金出納帳、総勘定元帳、仕訳帳、
 売掛金集計帳、 買掛金集計帳、手形帳、経費帳

・棚卸表などの決算資料

・領収書、請求書、預金通帳、小切手帳、借入返済表、 各種契約書

・納品書、送り状などの軽易な書類

永久保存した方が良い書類 ・決算書

・重要な契約書

・税務署や各種役所に提出した重要な届出書、許可証


2.書類の保存方法

書類を保存する方法としては、特に決められているような方法はありません。
その為、出来るだけ簡単に時間のかからない方法が良いと思われます。

一般的な方法としては下記のように保存している会社が多いですが、領収書は袋ファイルにまとめて保存すれば問題がありません。

・領収書

スクラップブックやノートに日付け順に糊づけする

・請求書

取引先ごとに保存してい場合と請求月ごとに保存している場合があります。
入金チェックや月ごとの売上・仕入の管理のし易さは請求月ごとで保存した方が楽な場合が多いです。

・決算資料や現預金集計帳、領収書などの書類

決算が終わってから1期間まとめて段ボールや書類入れにまとめて保存。
基本的には見ることがあまり無い書類なので、書類を失くさないようにまとめて保存しておくことが重要です。

・重要な契約書や重要な税務署・役所への提出書類

再発行が利かない書類や何十年も保存する必要があるような土地の売買契約書などは別に契約書ファイルを作って保存しましょう。

森会計事務所では領収書などの保存については、糊付けではなくまとめて袋ファイルに入れる方法をご提案しています。
簡単で問題のない方法で経理に係る時間とコストを減らしましょう。

 

最 後 に

会社を経営していると、保存しなければならない書類の多さに驚くことでしょう。
どれが重要な書類なのか解らないので結局何もかも保存しているというのが現状でしょう。

税務調査で必要な書類がない場合には、不利な取扱を受けることが多々ありますので安易に捨ててしまうことには問題がありますが、書類を保存するスペースの関係で処分をせざるを得ない場合もあります。
そういった場合に備え何が必要で何が不要なのかをしっかりと認識しておきましょう。